Fonctions d'un secrétaire dans l'organisation

La performance de toute organisation dépend des efforts déployés par les secrétaires. Les fonctions d'un secrétaire comprennent l'exécution des responsabilités générales de base, organisationnelles et régulières du bureau de l'entreprise, des différents départements et de la direction. Ils aident à gérer le front office et à gérer les questions administratives. Les devoirs d'un secrétaire passent la plupart du temps inaperçus du public. Cependant, ils jouent un rôle crucial dans l'organisation et le maintien de l'organisation sur la bonne voie

Nous nous engageons dans une mission pour montrer l'importance des secrétaires dans le bon fonctionnement de l'organisation et la gestion d'autres tâches organisationnelles. Certains des rôles joués sont inconnus de beaucoup de gens. Leurs rôles vont plus loin que simplement prendre des notes et répondre au téléphone. La profession a parcouru un long chemin pour devenir essentielle à toutes les opérations de prise de décision dans l'organisation.

Responsabilités d'une secrétaire

Le travail a de la secrétaire diffère selon le domaine. Cependant, ils exercent des fonctions similaires dans les domaines médical, juridique et des secrétaires d'entreprise. Les compétences de secrétaires hautement compétentes sont très demandées dans l'industrie actuelle. Le souvent est rempli d'horaires de travail chargés et de délais serrés.

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Exemples de titres de poste de secrétaire

• secrétaire
• Secrétaire juridique
• Secrétaire de direction
• Secrétaire (mi-temps)
• Réceptionniste

Qu'est-ce qu'un secrétariat ?

Beaucoup de gens confondent souvent les rôles d'une secrétaire avec un assistant personnel. Cependant, en théorie, les rôles d'un assistant personnel sont différents de ceux d'une secrétaire. Une secrétaire nécessite de solides aptitudes et compétences, contrairement à une assistante personnelle. Une secrétaire effectue des tâches complexes qui affectent le fonctionnement de base de l'organisation.

Les fonctions de secrétaire de bureau varient selon l'industrie ou l'employeur. La profession, cependant, est liée l'une à l'autre en raison des similitudes dans les milieux de travail. Les secrétaires des différents lieux de travail exercent les mêmes fonctions et responsabilités. Cela affecte les opérations de l'organisation. Voici quelques tâches standard et principales exécutées par les secrétaires dans différents contextes de travail :

1. Réception

En ce qui concerne les postes de bureau général, les tâches des secrétaires consistent notamment à aider les nouveaux travailleurs et les visiteurs à s'orienter dans l'organisation. Certains des rôles typiques consistent à diriger les visiteurs vers les départements et bureaux appropriés. Ils montrent également aux nouveaux employés leurs postes de travail dès leur premier jour. Ils projettent généralement l'image globale de l'entreprise en offrant un accueil de classe mondiale et professionnel aux visiteurs du bureau.

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2. Dépôt

Un autre rôle principal des secrétaires comprend la gestion des dossiers des clients et des travailleurs. Ils stockent également les enregistrements produits qui sont critiques pour référence future. Dans l'exemple d'un milieu hospitalier, c'est le rôle des secrétaires de produire le dossier du patient lors de leur rendez-vous avec l'infirmière ou le médecin. Ils le stockent également une fois le rendez-vous terminé. Ils classent les fichiers par ordre alphabétique et utilisent le système de classement le plus récent et le plus simple pour un stockage facile et une récupération rapide.

3. Correspondance

En ce qui concerne le bureau, les secrétaires assurent souvent la liaison pour les appels téléphoniques entrants et sortants et la correspondance par courrier. Ils prennent les appels téléphoniques des clients, clients, partenaires commerciaux. Ils aident également à résoudre les requêtes postées par les clients ou transmettent les clients pour obtenir des conseils supplémentaires au service approprié. Ils agissent également en passant des appels téléphoniques au nom de la direction lors de la communication des informations aux clients.

Ils planifient des rendez-vous et font des demandes de suivi. La prise de notes est une compétence essentielle pour les secrétaires, en particulier pour les managers. Ils préparent également la note de service ou les courriers et le filtrage des e-mails. Ils rédigent également les procès-verbaux lors des réunions officielles.

4. Gestion des documents

Les documents sont essentiels à l'organisation, et il est de la seule responsabilité du secrétaire de les gérer. Il s'agit de copier des documents pour les envoyer ou les distribuer en interne. Les documents doivent également être télécopiés du cabinet aux clients, partenaires commerciaux potentiels ou clients. Ils reçoivent également les fax entrants car ils sont guidés vers le service approprié.

Ils distribuent également les documents aux employés et aux clients via différents formulaires tels que le courrier électronique, Excel, Word et des feuilles de calcul. Les secrétaires relisent et rédigent également les e-mails avant de les envoyer aux canaux appropriés.

5. Tâches générales de bureau

Lorsqu'il s'agit de petits bureaux, les rôles d'une secrétaire peuvent être diversifiés dans l'exécution des tâches de bureau courantes et d'une autre tâche connexe qui facilite le travail des autres. Cela comprend le travail de planification et de report des rendez-vous qui avaient initialement été annulés. Cela comprend également la commande de fournitures de bureau, la prise de notes et la préparation de rafraîchissements pour les visiteurs.

6. Assistance

Un rôle important d'un secrétaire est d'offrir un soutien au gestionnaire ou aux gestionnaires de différents départements de l'organisation. Même si les postes de travail peuvent différer, d'autres étant complexes ou chargés d'attribuer à chaque équipe de direction une secrétaire personnelle. D'autres lieux de travail nomment une secrétaire pour servir certains cadres supérieurs, seul le directeur général ayant une secrétaire personnelle.

7. Effectuer les tâches quotidiennes

Certaines des tâches similaires exécutées par les secrétaires sont toutes liées à la gestion de l'information. Le secrétaire gère les systèmes de classement papier et électronique. Ils gèrent également l'acheminement du courrier et exploitent une foule de machines de bureau telles que des imprimantes, des télécopieurs, des ordinateurs et du matériel de vidéoconférence. Dans d'autres postes de travail, les secrétaires participent à la prise de dictée et à la création de rapports et de courriers.

D'autres révisent également les brouillons rédigés par les gestionnaires. Les secrétaires doivent posséder d'excellentes compétences en grammaire et en orthographe. Ils doivent également taper rapidement et avec précision et être compétents en matière de service client. Ils doivent avoir les connaissances techniques nécessaires pour gérer différents logiciels informatiques, notamment des bases de données, des tableurs et des graphiques.

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Tâches et responsabilités du secrétaire

Un secrétaire est censé assumer les responsabilités suivantes ;

Avant les réunions du comité

• Attribuer une salle où la réunion doit avoir lieu
• Rencontre avec le président et accord sur l'ordre du jour général de la réunion
• Envoi d'un avis aux membres du comité du lieu et de l'heure auxquels la réunion doit avoir lieu et de l'ordre du jour convenu.
• Préparer tous les documents pertinents pour la réunion au moins une semaine avant la réunion proprement dite. Les documents doivent également inclure la correspondance de la dernière réunion et le procès-verbal qui est un compte rendu de la réunion précédente.

Lors des réunions du comité

• Prendre des notes sur les personnes présentes à la réunion. Aussi, notant les personnes qui ne sont pas présentes mais qui ont envoyé des excuses plus tôt.
• Faire circuler et lire le procès-verbal de la dernière réunion, tout en répondant aux questions sur le procès-verbal et en modifiant le procès-verbal au besoin.
• Prendre note de ce que disent les participants à la réunion lorsqu'ils rendent compte de l'action immédiate entreprise. Aussi, notant les décisions prises par le comité.
• Faire rapport au comité de toutes les lettres écrites par le secrétaire et de toutes les réponses reçues pour que des mesures immédiates soient prises.

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Après les réunions du comité

• Rédiger le procès-verbal officiel des notes prises lors de la réunion à temps pour la question à la prochaine réunion du comité
• Rédaction et envoi de toutes les lettres dont le comité avait précédemment demandé le traitement.

Il demeure de la seule responsabilité du secrétaire de tenir les derniers registres des éléments suivants ;

• Les noms, adresses officielles et numéros de téléphone des membres du comité
• Les noms et adresses des membres de l'association communautaire
• Réunions auxquelles ont assisté les membres associés de la communauté concernée
• Contact important des responsables concernés.

Quelles sont les tâches de secrétariat propres à l'intitulé du poste ?

Il existe différentes tâches assignées aux différents secrétaires dans différentes industries. Voici les responsabilités spécifiques des secrétaires qui correspondent à la description de poste.

Responsabilités générales du secrétaire

• Veiller à ce que les réunions du comité soient administrées de manière appropriée aux membres
• Veiller à ce que les autres réunions telles que l'AGA et les événements soient également administrées de manière appropriée.
• Maintenir les registres des membres pour s'adapter au système actuel
• Suivi des points d'action des membres de la communauté pris lors des réunions.

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Responsabilités particulières du secrétaire

• Planifier et préparer les réunions du comité et l'AGA avec d'autres et les affecter de manière appropriée. Cela comprend la planification des dates de réunion, l'envoi d'une notification de réunion, la réservation de salles, de procès-verbaux et d'autres documents pertinents. Egalement, établir les ordres du jour de fin de réunion en liaison avec le président.
• Veiller à ce qu'il y ait une autre minute pour les réunions du comité. Surtout quand il s'agit de réunions à huis clos.
• Enregistrer avec précision les décisions et les actions dans les procès-verbaux et le rapport aux réunions du comité à venir et l'avancement des actions avec les résultats et les décisions formulées lors des réunions.
• Maintenir les registres d'adhésion actuels exacts et précis. De plus, émettre le renouvellement des avis et enregistrer également les cotisations avec liaison avec le trésorier.
• Traiter la correspondance en écrivant des lettres et des courriels convenus lors des réunions du comité. Aussi, résumer la correspondance et les courriels qui ont été reçus pour la prochaine réunion et rédiger les réponses appropriées.
• Planification de tout rapport connexe qui doit être fait. Cela comprend le rapport annuel pour les membres de l'association communautaire.

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Tâches générales

• S'assurer que les exigences de la maison de la société sont respectées.
• S'assurer que les réunions du comité sont administrées et enregistrées de manière appropriée.
• La liste des administrateurs de la maison des sociétés doit également être mise à jour à l'état actuel
• S'assurer que les AGA et les AGE sont suivies et enregistrées de manière appropriée
• Tenir à jour les registres des membres
• Veiller à ce que les déclarations annuelles coïncident avec les organismes de réglementation, le cas échéant, dans le bon format.

Il existe de nombreuses opportunités d'emploi pour les secrétaires dans différents secteurs de l'économie. Certains des plus grands employeurs de secrétaires sont inclus dans les secteurs suivants ;

• Assistance sociale
• Soins de santé
• Éducation
• Postes de travail professionnels
• Organisations religieuses
• Gouvernement et sociétés civiles
• Prestations scientifiques et techniques

Aptitudes et compétences de base des secrétaires

1. Engagement envers la croissance professionnelle

Les secrétaires doivent comprendre que la profession est en constante évolution et doivent donc continuer à mettre à jour leurs compétences. Les employeurs comptent sur eux pour améliorer continuellement l'efficacité du bureau sur le lieu de travail grâce à leurs compétences. Les secrétaires peuvent impressionner les employeurs en prolongeant leur formation et en recherchant d'autres opportunités pour compléter leurs compétences actuelles. Cela continue de développer leurs valeurs professionnelles qui sont liées aux compétences de leur CV.

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2. Excellentes compétences en communication

La plupart du temps passé par les secrétaires est au téléphone, aux e-mails, aux rapports, aux lettres et à la réception. Cela implique l'utilisation de la première impression sur la convocation des idées et des valeurs de l'ensemble de l'organisation. La croissance continue de l'entreprise dépend de la façon dont les clients, les partenaires et les clients sont traités. Les secrétaires doivent écouter les clients, suivre les instructions et rapporter les commentaires. Il doit y avoir le stress des compétences en communication verbale et organisationnelle qui vous différencient des autres candidats.

3. Ouverture au travail d'équipe

Les secrétaires doivent être ouverts au travail d'équipe avec d'autres départements pour s'assurer que les objectifs de l'organisation sont atteints. Cela signifie qu'il faut appliquer l'innovation, la collaboration et le travail acharné. Ils devraient prendre des initiatives pour s'assurer qu'ils améliorent l'efficacité du lieu de travail.

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Outre les compétences ci-dessus, les secrétaires doivent également posséder des compétences interpersonnelles, effectuer plusieurs tâches à la fois et prêter attention aux détails. Puisqu'il s'agit d'un travail assez stressant, ils devraient également avoir des compétences en gestion du stress grâce à l'apport substantiel de travail. Les tâches d'une secrétaire peuvent s'étendre et varier selon les différentes industries. Il y a une croissance continue de la valeur des secrétaires, créant ainsi plus d'opportunités.

Si vous êtes enthousiasmé par la perspective de travailler dans un bureau d'accueil, soyez prêt à renforcer l'influence sur les opérations de l'organisation. Assurez-vous également d'apprendre les fonctions d'un secrétaire dans une organisation. Il doit y avoir une amélioration des qualifications afin de vous démarquer du reste des secrétaires. Pour acquérir plus d'aptitudes et de compétences dans la profession de secrétariat, vous êtes invité à vous inscrire aux différents cours d'administration et de secrétariat.

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